Biała księga wokół inicjatywy uchwałodawczej Stowarzyszenia Lepszy Gdańsk w sprawie uchwały Gdańsk Lepszej Opieki

with Brak komentarzy
Ustalenia dotyczące procedury postępowania w Urzędzie Miasta Gdańska ze złożonym w dniu 26.07.2018 r. przez mieszkańców Gdańska projektem uchwały zmieniającej uchwałę Rady Miasta Gdańska Nr XXIX/947/04 w sprawie określenia szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze świadczone w miejscu zamieszkania, częściowego lub całkowitego zwolnienia od opłat oraz trybu ich pobierania z dnia 29 października 2004 r., sformułowane na podstawie raportu przekazanego przez pełnomocnika Stowarzyszenia Lepszy Gdańsk, radcę prawnego Marcina Grudzińskiego z Kancelarii Radcowskiej w Gdańsku działającego na podstawie udzielonego przez Stowarzyszenie Lepszy Gdańsk pełnomocnictwa z dnia 13 sierpnia 2018 r.

26.07. 2018 r.
Pismo przewodnie z projektem uchwały i listą podpisów na kartach (dalej: „pismo (26.07.)”) zostało złożone w sekretariacie BRMG przez członków Stowarzyszenia Lepszy Gdańsk i aktywistów uczestniczących w zbieraniu podpisów pod projektem uchwały. Pismo (26.07) pokwitowała pracownica sekretariatu BRMG.

Zaniechania BRMG kwalifikujące się jako nierzetelność, która pozwala uznać, że doszło do rażącego urzędniczego niedbalstwa.

1. Przez pięć dni, w tym trzy dni robocze pismo (26.07.) nie było w żaden sposób procedowane, a załączniki nie zostały przeliczone.

2. Załączniki nie zostały ponumerowane.

3.Pismo (26.07.) nie zostało zarejestrowane w systemie EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją).

4. Nie dokonano odwzorowania cyfrowego pierwszej strony.

5. Zgodnie z wyjaśnieniem dyrektora BRMG Piotra Spyry, dołączone do pisma teczki z podpisami znajdowały się w zamkniętej na klucz szufladzie, do której dostęp miała tylko pracownica sekretariatu BRMG.

6. Dyrektor Piotr Spyra w okresie od 26.07.2018 r. do 30. 07. 2018 r. był nieobecny w BRMG, w dniu 30.07 powrócił ze zwolnienia lekarskiego. W okresie jego nieobecności był zastępowany przez Panią Elżbietę Wejs, która nie podjęła żadnych czynności, w tym nie przeliczyła liczby kart.

30.07. 2018 r.

Po pojawieniu się dyr. Spyry i Przewodniczącego RMG w BRMG pismo (26.07.) zostało zarejestrowane w EZD, sporządzono również odwzorowanie cyfrowe pisma przewodniego i projektu uchwały.

Zaniechania BRMG kwalifikujące się jako nierzetelność, która pozwala uznać, że doszło do rażącego urzędniczego niedbalstwa.

7. Nie odwzorowano kart z podpisami, co dyr. Spyra uzasadniał stwierdzeniem, że było ich za dużo. Na pytanie o dokument, na podstawie którego uznał, że liczba kart z podpisami uprawnia go do odstąpienia od odwzorowania cyfrowego całości pisma (26.07.) stwierdził, że ma do tego prawo na podstawie § 17 ust. 4 pkt. 2 instrukcji kancelaryjnej. Nie znał treści § 17 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej, zgodnie z którym:

„6. Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów, o których mowa w ust. 4.”

Po informacji dyr. Spyry, że do odstąpienia od pełnego odwzorowania cyfrowego uprawniało go stwierdzenie znacznej liczby załączników, mecenas Marcin Grudziński zwrócił się w trybie przepisów o dostępie do informacji publicznej o udostępnienie do wglądu dokumentu wymaganego § 17 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej. Jako preferowany termin udostępnienia dokumentów mecenas Marcin Grudziński wskazał czwartek 16.08.2018 r.

W dniu 16.08. o godzinie 10:30 przedstawiono w BRMG pełnomocnikowi Stowarzyszenia Lepszy Gdańsk Marcinowi Grudzińskiemu do wglądu Zarządzenie Prezydenta Miasta Gdańska Nr 2016/16 z dnia 29 grudnia 2016 roku w sprawie wprowadzenia Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie Miejskim w Gdańsku, ustalenia zasad użytkowania systemu EZD oraz powołania Zespołu ds. obsługi systemu EZD PUW w Urzędzie Miejskim w Gdańsku (dalej: „Zarządzenie”). Postanowienie § 30 ust. 2 pkt. 5 Załącznika nr 1 do Zarządzenia stanowi, iż w przypadku dokumentów o liczbie stron większej aniżeli 30, odwzorowuje się pierwszą stronę. BRMG miało zatem podstawę prawną do odstąpienia od odwzorowania cyfrowego załączników (w tym kart podpisów) do pisma (26.07.).

Zaniechania BRMG kwalifikujące się jako nierzetelność, która pozwala uznać, że doszło do rażącego urzędniczego niedbalstwa.

8. Niemniej jednak i w powyższym zakresie BRMG popełniło uchybienie (jakkolwiek mniejszej wagi niż nieodwzorowanie dokumentu bez podstawy prawnej) i naruszyło § 30 ust. 2 pkt. 5 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia, gdyż odwzorowano cyfrowo nie tylko pierwszą stronę, ale również część załączników – tj. projekt uchwały.

9. Ponadto już tylko pobieżna analiza przepisów Zarządzenia prowadzi do wniosku, iż wskutek nieprzeliczenia liczby kart podpisów i nieujęcia tej liczby w EZD doszło do naruszenia innego postanowienia Zarządzenia. Mianowicie zgodnie z § 10 pkt. 8 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia pracownicy merytoryczni BRMG byli zobowiązani do weryfikacji z EZD kompletności otrzymanych dokumentów w postaci papierowej.

10. Z pismem (26.07.) zapoznał się Przewodniczący RMG, przy czym Przewodniczący RMG nie miał jakiegokolwiek kontaktu z kartami podpisów, które cały czas, według wyjaśnień dyr. Spyry, znajdowały się w szufladzie w sekretariacie RMG.

31.07. 2018 r.

Przewodniczący RMG sporządził pismo przewodnie datowane na dzień 31.07.2018 r., w którym wymienione zostały jako załączniki:

  •  projekt uchwały,
  • polityka prywatności Stowarzyszenia Lepszy Gdańsk,
  • listy podpisów osób popierających projekt uchwały.

Pismo przewodnie nie zawiera informacji o liczbie kart z podpisami (!)

Zaniechania BRMG kwalifikujące się jako nierzetelność, która pozwala uznać, że doszło do rażącego urzędniczego niedbalstwa.

11. Dyr. Spyra poinformował mecenasa Marcina Grudzińskiego, że Przewodniczący RMG sporządzając pismo nie miał w ogóle kontaktu z listami podpisów (!).Cały czas spoczywały w szufladzie w sekretariacie BRMG. Przewodniczący RMG nie widział w związku z tym w ogóle listy podpisów, o której przesłaniu informuje w podpisanym przez siebie piśmie z dnia 31 lipca 2018 roku.

12. Przewodniczący RMG nie dokonał przeliczenia kart podpisów dołączonych do sporządzonego pisma.

13. Pismo Przewodniczącego RMG zostało zaniesione do UM przez pracownicę sekretariatu BRMG. Pismo Przewodniczącego RMG z dnia 31.07.2018 r. zostało pokwitowane w sekretariacie Sekretarza Miasta Gdańska w dniu 01.08.2018 r. bez wskazania liczby załączników. Pozostawało zatem jeszcze jeden dzień w BRMG. Brak jest informacji, bądź adnotacji, co się z pismem (26.07.) działo w tym okresie.

01.08. 2018 r.

Pismo Przewodniczącego RMG trafia do Urzędu Miejskiego w Gdańsku. Według rejestracji w EZD pismo przechodzi następującą drogę (wyłącznie osoby ujęte w EZD):

  • pracownica sekretariatu Sekretarza Miasta Gdańska,
  • Danuta Janczarek,
  • pracownica sekretariatu Zastępcy PMG ds. polityki społecznej Piotra Kowalczuka,
  • zastępca dyrektora Wydziału Rozwoju Społecznego Izabela Chorzelska,
  • dyrektor Wydziału Rozwoju Społecznego Grzegorz Szczuka.

06.08. 2018 r.

Izabela Chorzelska przekazuje pismo (26.07.) do Wydziału Spraw Obywatelskich pismem zawierającym m.in. następującą treść (ujętą w EZD): „W załączeniu udostępniam pismo przewodnie z uprzejmą prośbą o realizację. Pismo przewodnie wraz z oryginałami list przekazane zostaną w dniu 6 sierpnia 2018 roku. Uprzejmie proszę o informacje w jakim terminie można oczekiwać ukończenia
weryfikacji.” Pismo zostaje przekazane dyrektorowi Wydziału Spraw Obywatelskich Tomaszowi Filipowiczowi za
pośrednictwem pracownicy sekretariatu. Tomasz Filipowicz przekazuje pismo (26.07.) pracownicy Wydziału Spraw Obywatelskich w celu dokonania weryfikacji list podpisów.

Zaniechania Sekretrza MG, WRS i WSO kwalifikujące się jako nierzetelność, która pozwala uznać, że doszło do rażącego urzędniczego niedbalstwa.

14. W dokumentacji i systemie EZD, które były podstawą powyższych ustaleń brak jest jakiegokolwiek zapisu o liczbie załączników (kart podpisów).

15. Nikt tej liczby nie ujawnił w jakimkolwiek udostępnionym mecenasowi Grudzińskiemu w dniu 14.06.2018r. dokumencie lub zapisie systemu EZD.

16. Po 07.08 dyr. Spyra „wypożyczył” teczki na spotkanie z LG bez pokwitowania. Dyr. Spyra stwierdził, że wystarczające było to, iż listy podpisów w momencie „wypożyczenia” były ponumerowane.

17. Do dnia dzisiejszego nie umożliwiono mecenasowi Marcinowi Grudzińskiemu wnioskowanego przez niego od 13 sierpnia 2018 r. wglądu do protokołu lub innego dokumentu potwierdzającego fakt przeliczenia głosów, pomimo, że udostępniono wgląd w pozostałe wnioskowane dokumenty.

Stowarzyszenie Lepszy Gdańsk
Gdańsk, 17 sierpnia 2018 r.